Materi Bahasa Indonesia - Surat

  SURAT

 

MENULIS SURAT DINAS BERDASARKAN ISI, BAHASA, DAN FORMAT YANG BAKU

Meskipun teknologi sudah berkembang sangat pesat dan bernagai alat komunikasi canggih telah diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan. Apalagi, dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat-menyurat masih sangat dibutuhkan. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai dokumen, arsip, atau bukti yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.

Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan kepentingan administrasi pemerintahan. Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah

1.         Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu. Surat permohonan lazimnya dikirimken kepada instansi yang secara struktural organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan, harus disebutkan pokok-pokok sebagai berikut

a)      Identitas pemohon

b)      Isi permohonan

c)       Tujuan dan alasa permohonan

d)      Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan

e)      Pernyataan kesungguhan dalam memohon

2.         Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Suart ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah

a)      Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b)      Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan

c)       Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan

3.         Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini harus disebutkan :

a)      Data pribadi dan jabatan pihakyang membuat keterangan

b)      Data pribadi pihak yang diterangkan

c)       Isi keterangan

d)      Keterangan tanggal berlakunya surat

e)      Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4.         Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah  nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh seseorang dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi.

Contoh 1

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

Jalan Jendral Sudirman Senayan Jakarta 10270

No. Telepon (021) 5711144 (hunting)

13 April 2007

Nomor                  : 015315/A1/LL/VI/2007

Lampiran             : 1 lembar berisi susunan acara

Perihal                  : Pagelaran Gamelan bali dalam Rangka Hardiknas 2007

Kepada

Yth. Kepala SD, SMP, SMA, SMK Par Santa Laurensia

Di Serpong, Banten

Dengan Hormat,

Kami sampaikan bahwa dalam rangka Peringatan Hari Pendidikan Nasional pada tanggal 2 Mei 2007 akan diadakan acara penyerahan Arsip Depdiknas kepada Kantor Arsip Nasional di Kantor Pusat Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jendral Sudirman Jakarta, dilanjutkan dengan acara pagelaran kesenian.

Berkenaan dengan acara tersebut, kami mengharap peran serta pada acara kesenian dimaksud dengan menampilkan gamlan Bali.

Geladi bersih akan diadakan pada Senin, 30 Mei 2007, pukul 08.30 WIB.

Demikian kami sampaikan. Atas partisipasi Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

                                                                                                Ketua Seksi Upacara Bendera,

                                                                                                Protokol dan Ziarah

                                                                                                Hardiknas 2007

                                                                                                I Dewa Gde Oka Wiwaha, SH.

Tembusan :

Ketua Yayasan Tunas Manunggal

Contoh 2

PT NURANI SEJAHTERA UTAMA

Jl. Durian VIII No. 3

Jakarta Timur 10440

21 Nopember 2007

No.         : 052/B/XI/2007

Hal          : Pindah alamat dan perubahan nomor telepon

Yth. Para Rekanan PT Nurani Sejahtera Utama

Di Jakarta

Dengan hormat,

Kami beritahukan kepada para rekanan bahwa terhitung mulai 1 Desember 2008 bantor  PT Nurani Sejahtera Utama pindah dari Jl. Durin VIII No. 3 Kebon Nanas Jakarta Timur ke Jl. Palmerah VII No. 31 Jakarta Barat 10450.

Akibat kepindahan tersebut, nomor telepon kami juga berubah. Nomor telepon kami yang baru adalah 74279011, 732790622, dan fax. 732790633.

Demikianlah pemberitahuan kami agar para rekan mengetahuinya.

Atas perhatian para rekanan, kami ucapkan terima kasih.

Salam hormat,

Direktur Utama

Mihardja Gultom

Contoh 3

PT Sinar Gumilang Kinerja

Jln. Kapatihan VII No. 28

Yogyakarta

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

No. 105/KODE.B/VIII/2007

6 Agustus 2007

Yang bertanda tangan di bawah ini:

nama                                     : Ir. Cosmas Supriyatna

jabatan                                 : Direktur PT Gumilang Kinerja

alamat                                  : Jl. Kepatihan VII No. 28

                                                  Yogyakarta

Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa:

nama                                     : Andika Putra Sumantri

alamat                                  : Jl. Pakubuwono VII Sleman Yogyakarta 12120

benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 17 Juli 2001 sampai dengan 17 Juni 1997 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Marketing.

Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Andika Putra Sumantri telah menunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.

Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya.

Direktur,

Ir. Cosmas Supriyatna

Contoh 4

PT JASA MANDIRI

Kepada                 : Kabag. Pemasaran

Dari                        : Direktur Pemasaran

Hal                          : Promosi

Sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan makalah dan brosur yang akan dibagikan.

Terima kasih.

Jakarta, 3 Februari 2005

Joko Sumbogo

Contoh 5

PT INDOCETAK

No. 21/INDO/VII/2005

Kepada                 : Asisten Manajer Produksi

Dari                        : Manajer Produksi

Hal                          : Mutu Produksi

                Sehubungan dengan surat keputusan Direktur No. 12?Dir/C.XI/2005, kami minta agar Saudara menyiapkan materi rapat tentang peningkatan mutu produksi.

                Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan.

Jakarta, 31 Januari 2003

Manajer Produksi,

Syafrozi

Tugas Kelompok

Bergabunglah dengan beberapa temanmu. Berdiskusilah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut!

1.       Manakah di antara kelima contoh tersebut yang merupakan surat keterangan, surat pemberitahuan, dan surat permohonan?

2.       Pada surat keterangan, keterangan apakah yang diberikan dalam surat tersebut?

3.       Pada surat keterangan, siapakah yang memberi keterangan dan siapakah yang diterangkan?

4.       Pada surat permohonan, permohonan apakah yang diutarakan dalam surat tersebut?

5.       Siapakah yang mengajukan permohonan dan kepada siapakah permohonan tersebut diajukan?

6.       Pada surat pemberitahuan, informasi apakah yang disampaikan dalam surat pemberitahuan itu?

7.       Bagaimanakah sistematika dan bagian-bagian surat tersebut di atas? Apakah semuanya sudah disampaikan dengan tepat dan benar?

8.       Bagaimanakah bahasa yang dipergunakan, apakah ragamnya sudah sesuai dengan jenis suratnya?

9.       Apakah redaksional akat-katanya sudah efektif dan kominikatif?

Tugas Mandiri

Bacalah dengan cermat surat permohonan berikut ini

OSIS SMA NEGERI SENDURO

Jl. P. B. SUDIRMAN NO. 110 SENDURO TELP. 0334 – 611187

LUMAJANG

Lumajang, 8 September 2011

No          : 32/OSIS/PB/IX/2011

Hal          : Pemberitahuan

Kepada

Yth. Bpk. Kepala PMI Cabang Lumajang

Di            Lumajang

Hormat kami,

Sehubungan dengan musim libur akhir semester yang sebentar lagi tiba, kami, para siswa/siswi SMA Negeri Senduro akan mengisi kegiatan liburan semester ini dengan kegiatan yang positif. Kami akan menyelenggarakan kegiatan bakti sosial berupa aksi donor darah, bazar murah dan kunjungan ke panti-panti sosial yang ada di sekitar kecamatan Senduro, Kegiatan tersebut akan dilaksanakan mulai tanggal 26 – 30 Desember 2011.

Berkaitan dengan hal di atas, maka kami ingin meminjamm satu unit mobil ambulans dan tenaga media untuk memfasilitasi kegiatan sosial tersebut, khususnya untuk kegiatan donor darah.

Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut berkenaan dengan kegiatan tersebut, silahkan menghubungi kami pada nomor telepon (HP) 081 234 597 088 dengan Saudara Fajar.

Demikian permohonan ini kami ajukan kepada Saudara. Atas perhatian dan kerja samanya, kami tidak lupa untuk menghaturkan benyak-banyak terima kasih sebelumnya.

Hormat kami,

Mengetahui,

Beatrix Vena                                                                                                                      Drs. Sukirmanto

Ketua Panitia Kegiatan                                                                                                   Kepala SMA Negeri Senduro

1.       Identifikasi dan tandailah bagian-bagian surat di atas yang kurang tepat!

2.       Salin dan perbaikilah redaksional dan sistematika surat dinar di atas sehingga menjadi lebih baik dan benar!

3.       Tulislah di selembar kertas dan kumpulkan hasil kerjamu!

Tugas Kelompok

1.       Buatlah kelompok beranggotakan 3 siswa

2.       Di setiap kelompok, guru membagikan amplop yang berisi potongan-potongan salah satu jenis surat dinas. Setiap potongan berupa satu bagian suray yang terdiri atas 1 sampai 3 baris atau maksimal 3 kalimat.

3.       Susunlah potongan-potongan tersebut sehingga menjadi sebuah surat dinas dan tempelkan pada selembar kertas.

4.       Waktu 5 menit untuk menyusun surat lengkap

Uji Kompetensi

1.       Susunlah sebuah surat dinas dengan memilih salah satu isi berikut.

2.       Ketiklah surat tersebut dengan rapi

3.       Periksalah redaksional, diksi, serta pemakaian ejaannya sebelum dikumpulkan

Uji Teori

1.       Apakah yang dimaksud dengan surat dinas?

2.       Mengapa surat masih digunakan dalam urusan-urusan dinas?

3.       Sebutkan macam-macam jenis surat yang termasuk surat dinas?

4.       Sebutkan pokok-pokok isi yang harus disebutkan pada surat permohonan peminjaman barang/alat?

5.       Sebutkan sistematika surat keterangan pengalaman kerja?

6.       Bagaimanakah ragam bahasa yang digunakan dalam surat dinas?